บทที่ 2

การสร้างผลงานการนำเสนอ

1.วิธีการสร้างสไลด์นำเสนองาน

การสร้างสไลด์นำเสนองานมีวิธีทำ 4 วิธี ผู้ใช้งาน Power Point สามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม คือ

1.งานนำเสนอเปล่า(Presentation)เป็นการเปิดสไลด์เปล่าๆพร้อมค่ามาตรฐานที่ไม่ได้มีการออกแบบหรือแต่งเติมสีสันมาให้ ผู้ใช้สามารถแต่งเติมได้ทั้งสีตัวอักษรและพื้นหลัง

2.ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัต ิ(AutoContent Wizard)

เป็นรูปแบบสไลด์ที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้พร้อมใช้งานแบบมืออาชีพ เช่น ด้านการตลาด การฝึกอบรม และการบริหารโครงการ เป็นต้น

3.แม่แบบการออกแบบ (Design Templete)

เป็นต้นแบบที่ Power Point เตรียมไว้ให้ค่อนข้างสมบูรณ์ สวยงาม ทั้งการออกแบบพื้นหลัง ตัวหนังสือ สี และลวดลาย ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความ ให้เป็น

ของตนเองและนำเสนองานได้ทันที

4.เอกสารที่มีอยู่แล้ว (Existing Presentation)

เปิดเอกสารที่สร้างและบันทึกไว้แล้ว เช่น ไฟล์งานที่นำมาจากคนอื่น หรือ ส่งผ่านมาทางอินเทอร์เน็ต

1.1 การสร้างงานนำเสนอเปล่า (Blank Presentation)

การสร้างงานนำเสนอเปล่า มีวิธีการทำ ดังนี้

1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม>สร้าง (File > New)

2. แล้วคลิกที่ งานนำสเนอเปล่า (Blank Presentation) ที่ทาสก์เพน

3. หรือ คลิกที่ปุ่ม

บนทูลบาร์มาตรฐาน

4. เลือกรูปแบบการจัดวางสไลด์ เช่น ภาพนิ่ง ชื่อเรื่อง ที่ทาสก์เพน

5. สร้างงานนำเสนอ โดยพิมพ์ข้อความและใส่ภาพตามต้องการ

1.2 ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ (AutoContent Wizard)

ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ (AutoContent Wizard) เป็นทางเลือกหนึ่งในการสร้างสไลด์อย่างมืออาชีพ โดยโปรแกรมจะวางแนวเนื้อหาไว้

ผู้ใช้เพียงแต่กรอกข้อมูลพื้นฐานบางอย่างตัวช่ายจะรวบรวมข้อมูลแล้วจัดเรียงชุดสไลด์มาให้ เพียงกรอกข้อมูลตามที่กำหนดก็จะได้สไลด์ที่สวยงามและครอบ

คลุมเนื้อหา

การใช้ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ มีวิธีการทำ ดังนี้

1. ที่ทาสก์เพน ให้คลิกเลือกตัวเลือก จากตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ...

2. จะได้หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ

โดยในขั้นเริ่มแรกจะเป็นคำแนะนำกว้างๆ เกี่ยวกับการสร้างงาน คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

คลิกปุ่ม ถัดไป

3. จะได้ตัวเลือกชนิดของงานนำเสนอ ดังนี้

- ทั้งหมด (All) แสดงชนิดของงานนำเสนอทั้งหมดที่มีให้เลือก

- ทั่วไป (General) งานนำเสนอทั่วไป เช่น การฝึกอบรม ฯลฯ

- องค์กร (Corporate) งานนำเสนอเกี่ยวกับองค์กร บริษัท หน่วยงาน

- โครงการ (Project) งานนำเสนอเกี่ยวกับโครงการ การบริหารโครงการ

- การขาย/การตลาดSale/Maketing)งานนำเสนอเกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการการวางแผนการตลาดภาพรวมการผลิตสินค้าและบริการ

หมายเหตุ : ผู้ใช้สามารถเพิ่มชนิดงานนำเสนอได้โดยคลิกที่ปุ่ม เพิ่ม สำหรับงานนำเสนอที่ใช้บ่อยๆ และลบงานที่ไม่ค่อยได้ใช้ออกจากรายการ

โดยคลิกที่ปุ่ม เอาออก

คลิกเลือกตัวเลือกที่ต้องการ เช่น องค์กร แล้วเลือกตัวเลือกย่อย แผนทางธุรกิจ เสร็จแล้วคลิก ถัดไป

4. เลือกรูปแบบของสื่อที่ใช้นำเสนอ สามารถเลือกได้ 5 แบบคือ

- งานนำเสนอบนหน้าจอ (On-screen presentation)

- งานนำเสนอบนเว็บ (Web presentation)

-เครื่องฉายภาพข้ามศรีษะแบบขาวดำ (Black and white overheads)

- เครื่องฉายภาพข้ามศรีษะแบบสี (Color overheads)

- ภาพนิ่ง 35 มม. (35 slides)

คลิกเลือก งานนำเสนอบนหน้าจอ แล้วคลิก ถัดไป

5. จะได้ตัวเลือกสำหรับระบุจะเป็นชื่องานนำเสนอ และข้อความที่วางไว้ในสไลด์ทุกแผ่น

โดยปกติชื่องานนำเสนอจะเป็นชื่อหน่วยงาน หรือ องค์กร (ในกรณีที่เลือกชนิดงานเป็นองค์กร) เพื่อเน้นการนำเสนองาน

คลิกเลือกให้แสดงวันที่ที่มีการปรับปรุงสไลด์ และ จำนวนหนั้าของสไลด์เสร็จแล้วคลิก ถัดไป

6. จะได้หน้าต่างสุดท้าย ดังนี้

7. คลิกที่ปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish) จะได้งานที่สร้างเสร็จแล้ว

สไลด์ที่สร้างเสร็จแล้วจะแสดงวันที่ และจำนวนสไลด์ที่ด้านล่างหรือบนของสไลด์แต่ละแผ่น

1.3 แม่แบบการออกแบบ (Design Templete)

แม่แบบการออกแบบ (Design Templete) เป็นการออกแบบพื้นหลังสไลด์ซึ่งมีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน คือ

สีพื้นและการออกแบบองค์ประกอบที่จะให้แสดงบนสไลด์ทุกๆแผ่น

ซึ่งองค์ประกอบสไลด์มีทั้งรายการสี บุลเล็ต เป็นต้น รวมทั้งการแทรกแอนิเมชั่น

การเลือกแม่แบบสามารถเลือกได้ 2 แหล่ง คือ แม่แบบที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร

์และแม่แบบออนไลน์จากอินเทอร์เน็ต

ในที่นี้จะกล่าวเฉพาะการเรียกใช้แม่แบบบนคอมพิวเตอร์มีวิธีการทำ ดังนี้

1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม>สร้าง () หรือปุ่ม สร้าง (

) บนทูลบาร์

2. ที่ทาสก์บาร์ด้านซ้ายมือ จะมีแม่แบบให้เลือก เช่น

บนคอมพิวเตอร์ของฉัน.. จะได้หน้าต่าง งานนำเสนอใหม่

3. คลิกที่แท็บ แม่แบบการออกแบบ แล้วเลือกแบบย่อยที่ต้องการ เช่น Proposal แล้วคลิก ตกลง จะได้รูปแบบ ดังนี้

4. คลิกเลือกเค้าโครงแบบต่างๆ ที่ทาสก์บาร์ เช่น เค้าโครงเนื้อหา เสร็จแล้วพิมพ์เนื้อหาและใส่ภาพประกอบตามความต้องการ

1.4 เอกสารที่มีอยู่แล้ว (Existing Presentation)

การเปิดเอกสารที่สร้างไว้แล้ว ผู้เรียนได้ศึกษามาแล้วในบทที่ 1 ซึ่งมีขั้นตอนโดยสรุปดังนี้

1. คลิกที่เมนู แฟ้ม > เปิด (File > Open)

2. หรือคลิกที่ปุ่มเปิด

จะได้หน้าต่าง เปิด

3. เลือกโฟลเดอร์ไฟล์ และราย

ละเอียดต่างๆ จนครบ แล้วคลิก ตกลง

2. การสร้างข้อความในการนำเสนองาน

นอกจากการเพิ่มข้อความในสไลด์ด้วยวิธีการสร้างเค้าร่างในหัวข้อที่ผ่านมาแล้ว ยังสามารถเพิ่มข้อความโดยตรงเข้าไปในแผ่นสไลด์ได้อีก 4 วิธี คือ

1. ใส่ข้อความในตัวยึด (Placeholders)

2. ใส่ข้อความในกล่องข้อความ (Text Boxes)

3. ใส่ข้อความรูปร่างอัตโนมัติ (AutoShapes)

4. ใส่ข้อความอักษรศิลป์ (WordArt)

การใส่ข้อความด้วยวิธีใดก็ตามสิ่งที่ต้องเตรียมคือ การวางเค้าโครงเนื้อหาของงานนำเสนอ โดยคำนึงถึงสาระหลักของเนื้อเรื่อง

แล้วออกแบบงานนำเสนอให้มีความประทับใจ เช่น ถ้าเป็นการสาธิตสินค้าเพื่อเสนอขาย ก็จะต้องมีรายละเอียดทั้งหมดของสินค้า ความน่า

เชื่อถือของผู้ผลิตการรับประกันสินค้า ข้อความไม่ต้องมากเน้นภาพประกอบ สีสัน และแอนิเมชั่นให้ผู้ชมตื่นเต้นจนอยากซื้อสินค้า

เป็นต้น

ดังนั้น ในแต่ละงานนำเสนออาจจะใช้ข้อความหลายแบบคละกันตามความเหมาะสม ซึ่งมีรายละเอียดการใส่ข้อความ ดังนี้

2.1  ใส่ข้อความในตัวยึด (Placeholders)

ตัวยึดข้อความ (Text Placeholders) จะปรากฏขึ้นเมื่อเปิดงานนำเสนอเปล่าโดยมีหลายแบบให้เลือกตามแบบของเค้าโครงที่เลือก

โดยปกติจะประกอบด้วย ชื่อเรื่องหลัก (Title) ชื่อเรื่องรอง (Sub Title) และแบบรายการย่อย (Bullet) ข้อความในตัวยึดจะแสดง

ที่แท็บเค้าร่างด้านซ้ายมือ

การพิมพ์ข้อความ มีวิธีการทำ คือ

1. คลิกชื่อเรื่องที่ต้องการ (คลิเพื่อเพิ่มชื่อเรื่อง) จะมีเคอร์เซอร์กระพริบขึ้นมา

2.พิมพ์ข้อความเหมือนการพิมพ์ Word ปกติ

3. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วสามารถคลิกที่ชื่อเรื่องรองหรือชื่อเรื่องย่อย เพื่อพิมพ์ข้อความต่อไป  โดยปกติตัวยึดจะออกแบบมาให้มีรูปแบบข้อความ

ที่เหมาะสม  เช่น    ชื่อเรื่องจะมีขนาดตัวอักษรขนาดใหญ่  หัวเรื่องย่อยที่มีบุลเล็ตจะวางชิดขวา  และมีตัวอักษรขนาดเล็กกว่าชื่อเรื่องแต่ผู้ใช้ก

็    สามารถปรับรูปแบบได้ตามความเหมาะสม

2.2.   ใส่ข้อความในกล่องข้อความ  (Text Boxes)

กล่องข้อความมีลักษณะคล้ายตัวยึด  นิยมใช้กับข้อความที่ต้องการย้ายไปยังตำแหน่งต่างๆ บนสไลด์  เช่น ใช้เป็นคำอธิบายภาพ การเน้นข้อความ

กล่องข้อความมีลักษณะเป็น วัตถุ (Objects) จึงสามารถย้าย  เปลี่ยนขนาด  พิมพ์ข้อความ  หมุนรูปร่าง  และจัดรูปแบบต่างๆ ได้ตามต้องการ

แต่จะไม่แสดงที่แท็บเค้าร่าง  (Outline pane)

การสร้างกล่องข้อความ มีขั้นตอน ดังนี้

1.  คลิกที่ทูลบาร์  กล่องข้อความ (   รูป      ) บนทูลบาร์รูปวาด

พิมพ์ข้อความ

2.  คลิกและลากเมาส์ที่แผ่นสไลด์เพื่อสร้างกล่องข้อความ

3.  กล่องข้อความที่ได้จะมีขนาดไม่ใหญ่นัก  และเท่ากันทุกกล่อง  แต่สามารถเปลี่ยนขนาดรูปร่างได้เหมือนตัวยึดข้อความ

4.  พิมพ์ข้อความลงในกล่องข้อความ  เมื่อข้อความชิดด้านขอบขวา  จะตัดคำลงมาบรรทัดล่างโดยอัตโนมัติ

กล่องข้อความจะยาวขึ้นตามความยาว

ของเนื้อหา

5.  เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว  คลิกที่ว่างๆ บนสไลด์เพื่อกลับสู่งานปกติ

6. การตกแต่งกล่องข้อความให้ดับเบิ้ลตลิกที่กล่องข้อความ จะได้หน้าต่าง จัดรูปแบบข้อความ ให้เลือกการเติมสี และเส้นขอบที่ต้องการ

แล้วคลิก ตกลง

จัดรูปแบบกล้องข้อความ

2.3. ใส่ข้อความในรูปร่างอัตโนมัติ  (AutoShapes)

รูปร่างอัตโนมัติ (AutoShapes) เป็นภาพกราฟฟิก หรือ วัตถุที่ออกแบบไว้ โดยจะมีรูปร่างแปลกๆ ที่ไม่สามารถสร้างได้ด้วย

โปรแกรม Power Point  เช่น รูปดาว ผังงาน หัวลูกศร ฯลฯ

การใส่ข้อความในรูปร่างอัตโนมัติ  มีวิธีการ ดังนี้

1.  คลิกที่รูปร่างอัตโนมัติที่ทูลบาร์รูปวาด

2.  เลือกลักษณะรูปร่างอัตโนมัติ  เช่น ดาวและป้ายประกาศ

3.  คลิกเลือกแบบย่อย เช่น ริบบิ้นโค้งขึ้น

4.  คลิกเมาส์และลากบริเวณที่จะสร้างรูปร่างอัตโนมัติ

5.  คลิกขวาที่รูปร่างอัติโนมัติ จะได้เมนูลัด เลือกคำสั่ง  เพิ่มข้อความ

6. พิมพืข้อความแล้วคลิกพื้นที่ว่างๆ ในสไลด์ จะได้รูปร่างอัติโนมัติ พร้อมข้อความ

7. ย้าย ปรับขนาด เปลี่ยนแปลงข้อความได้ตามต้องการ

2.4.  ใส่ข้อความอักษรศิลป์ (WordArts)

อักษรศิลป ์(WordArts) เป็นการประดิษฐ์หรือจัดทำคำให้เป็นรูปทรงต่างๆ เช่น มีแสง เงาตัวโค้ง ตัว 3 มิติ เป็นต้น

การสร้างตัวอักษรศิลป มีวิธีการทำ ดังนี้

1. คลิกที่ทูลบาร์ แทรก (WordArt) (             ) ที่แถบทูลบาร์รูปวาด

2. หรือคลิกที่คำสั่ง แทรก > รูปภาพ > WordArt

3. จะไดัหน้าต่าง  ที่เก็บ  WordArt  ดังนี้

4. คลิกเลือกรูปแบบ WordArts แล้วคลิก ตกลง จะได้หน้าต่างการแก้ไขข้อความ WordArts

5. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ แล้วคลิก ตกลง

6. WordArts  จะปรากฏอยู่ในแผ่นสไลด์

7. การแก้ไข WordArts นั้นๆ จะได้ทูลบาร์ WordArts ขึ้นมา

8. WordArtsที่สร้างแล้วสามารถคลิกที่แฮนเดิลแล้วลากเพื่อปรับขนาดรือย้ายไปวางในส่วนต่างๆบนสไลด์

3. การสร้างงานนำเสนออย่างง่าย

การสร้างงานนำเสนอในหัวข้อนี้จะเป็นภาพรวมของกระบวนการสร้างสไลด์อย่างง่ายซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางในการสร้างสไลด์ที่สมบูรณ์

3.1. การสร้างขอบข่ายงาน (Framework)

การสร้างขอบข่ายงาน (Framework) เป็นการกำหนดภาพรวมของงานนำเสนอ  ประกอบด้วยการเลือกแม่แบบการการออกแบบและการสร้างโลโก้

ในสไลด์มาสเตอร์ มีวิธีการทำ ดังนี้

1. เปิดโปรแกรม Power Point แล้วเลือกคำสั่ง แฟ้ม > สร้าง

2. ที่ทาสก์เพนด้านขวามือ คลิกเลือก จากแม่แบบการออกแบบ (Design Templete)

3. เลือกแม่แบบมาสเตอร์จากทาสก์เพน เช่น Crayons จะได้สไลด์มาสเตอร์ ดังนี้

4.  สร้างโลโก้ของหน่วยงานให้กับสไลด์มาสเตอร์โดยกดแป้น <Shift> แล้ว

คลิกที่ทูลบาร์ มุมมองปกติ ด้านซ้ายมือของสไลด์

5.  จะได้สไลด์มาสเตอร์พร้อมกับทูลบาร์มุมมองต้นแบบ

6. เลือกโลโก้ (กรณีที่สร้างโลโก้ไว้แล้ว) โดยคลิกที่คำสั่ง แทรก > รูปภาพ > จากแฟ้ม... แล้วเลือกไฟล์ภาพ (โลโก้)กรณีที่สร้างโลโก้

เองสามารถสร้าง ด้วย รูปร่างอัตโนมัติ ที่ทูลบาร์รูปวาดเลือกรูปร่างพื้นฐาน และพิมพ์ข้อความ

7.  คลิกที่โลโก้ เลือกคำสั่ง แก้ไข > คัดลอก คลิกที่ เค้าร่าง ด้านซ้ายมือ คลิกคำสั่ง แก้ไข > วาง

8.  เสร็จแล้วคลิกที่คำสั่ง  ปิดมุมมองต้นแบบ  ที่ทูลบาร์มุมมองต้นแบบภาพนิ่งโลโก้จะปรากฏอยู่ทุกสไลด์ที่สร้างขึ้น

3.2 การเพิ่มสไลด์

เมื่อกำหนดขอบข่ายงานและสร้างสไลด์แผ่นแรกเสร็จแล้ว จะต้องสร้างสไลด์แผ่นที่สองหรือแผ่นถัดไป

มีวิธีการสร้างดังนี้

1. คลิกที่ตัวยึด "คลิกเพื่อเพิ่มชื่อเรื่อง" พิมพ์ข้อความ รายงานยอดขายรายไตรมาส

2. คลิกที่ตัวยึด " คลิกเพื่อเพิ่มชื่อเรื่องรอง" พิมพ์ข้อความ  ไตรมาสที่ 2 ปี 2006

3. บันทึน แฟ้มข้อมูลชื่อ  รายงานยอดขายรายไตรมาส ปี 2006

4. คลิกที่ทูลบาร์ สร้างภาพนิ่ง บนทูลบาร์จัดรูปแบบ

5. จะได้แผ่นสไลด์เปล่าขึ้นมา 1แผ่นโดยอัตโนมัติ

6. คลิกที่ตัวยึด "คลิกเพื่อเพิ่มชื่อเรื่อง" พิมพ์ข้อความ ยอดโดยรวมเพิ่มขึ้น

7. คลิกที่ตัวยึด  "คลิกเพื่อเพิ่มชื่อเรื่องรอง" พิมพ์ข้อความ ยอดรวมเพิ่มขึ้นร้อยละ 10 จากไตรมาสที่แล้ว

แล้วกด <Enter> จะมีบุลเล็ตใหม่ปรากฏขึ้น

8. พิมพ์ข้อความยอดขายชิพเช็ตเพิ่มขึ้นร้อยละ 15 และกด <Enter>

9. พิมพ์ข้อความยอดขายจอภาพเพิ่มขึ้นร้อยละ 14 จะได้สไลด์  ดังนี้

10. คลิดที่แท็บ เค้าร่าง (Outline)  คลิกที่ข้อความบรรทัดสุดท้ายแล้วกด <Enter>

11. คลิกที่ทูลบาร์  เลื่อนขั้น (Promote) จะได้สไลด์ใหม่

12. พิมพ์ข้อความ คู่แข่งของเรา  กดแป้น <Enter> จะได้สไลด์ใหม่

13. คลิกคำสั่ง  ลดชั้น (Demote) สไลด์ใหม่จะหายไปเคอร์เซอร์จะมาอยู่ที่สไลด์เดิม

14. พิมพ์ข้อความ ส่วนแบ่งการตลาดชิพเซ็ตเพิ่มขึ้นเล็กน้อย กดแป้น <Enter>

15. พิมพ์ข้อความ ส่วนแบ่งการตลาดจอภาพเพิ่มขึ้นเล็กน้อย กดแป้น <Enter>

3.2 การสร้างแผนภูมิ (Chart) และภาพประกอบ (Graph)

ในการสร้างสไลด์อาจมีการแทรกแผนภุมิ (Chart) เพื่อประกอบความเข้าใจในการนำเสนองาน โดยมีขั้นตอนอย่างง่าย ดังนี้

1. สร้างสไลด์ใหม่ แฟ้ม > ใหม่ (File > New)

2. ที่ทาสก์เพนด้านขวามือให้เลือกสไลด์ ชื่อเรื่องและข้อความ (Title and Content)

3. จะได้สไลด์ว่าง ๆ ที่มีไอคอนเล็ก ๆ จำนวน 6 อันตรงกลางสไลด์

4. คลิกที่ ไอคอน แทรกแผนภูมิ (         ) จะได้แผนภูมิหรือกราฟ ดังนี้

5. แก้ไขแผนภูมิ เช่น เปลี่ยนข้อความรายการ เปลี่ยนตัวเลือก เป็นต้น โดยดับเบิลคลิกที่แผนภูมิ จะได้ตัวเลือกการปรับแก้แผนภูมิ

6. เสร็จแล้วคลิกพื้นที่ว่างๆ บนแผ่นสไลด์ เพื่อเข้าสู่หน้าจอปกติ

3.3 การนำเสนอสไลด์

การนำเสนอสไลด์อย่างง่าย มีวิธีการทำ ดังนี้

1. คลิกที่สไลด์แผ่นแรก แล้วคลิกที่ปุ่ม การนำเสนอภาพนิ่งจากภาพนิ่งปัจจุบัน หรือคำสั่ง การนำเสนอภาพนิ่ง> ชมการนำเสนอ    หรือกดปุ่ม<F5>

2. คลิกบนสไลด์เพื่อนำเสนอสไลด์แผ่นถัดไปจนครบ